Un séminaire a été organisé à cet effet le 14 septembre 2023 à Douala par le ministère des Finances.
«Mise en place du système de contrôle interne dans les Etablissements de microfinance ». Tel était le thème du séminaire de renforcement de capacités en matière de contrôle interne des Etablissements de microfinance (EMF), organisé le 14 septembre 2023 à la salle des fêtes d’Akwa à Douala. Près de 40 EMF ont ainsi été conviés.
Au cours de cette rencontre, les responsables et représentants des structures ont été édifiés sur le cadre réglementaire du dispositif du contrôle interne dans les institutions financières, ainsi que sur la démarche et pratique de mise en place d’un dispositif de contrôle interne dans les EMF.Le cadre du contrôle interne se compose de plusieurs composants interdépendants qui sont mis ensemble pour assurer un système de contrôle solide. Il s’agit d’après Ayuk Ben Besong, chef de la cellule de la promotion et de l’encadrement des EMF au ministère des Finances (Minfi) de l’environnement de contrôle, qui est considéré comme le ton de l’organisation en matière de contrôle interne. Il y a aussi l’évaluation des risques, une étape qui permet de déterminer comment les risques peuvent affecter la réalisation des objectifs et comment ils doivent être gérés.
Concernant les activités de contrôle, il s’agit d’après les explications du Minfi, des actions concrètes entreprises pour garantir que les politiques et procédures sont suivies et que les objectifs sont atteints. Viennent ensuite l’Information, l communication, et la surveillance. Cela inclut les évaluations régulières, les audits internes et la rétroaction sur les performances du contrôle interne. Présent à ce séminaire, le contrôleur Interne à la Financière d’épargne et d crédit (Finec) s’est réjoui de cette rencontre à plus d’un titre. « Ce séminaire était très efficace. On voulait nous rappeler les missions du contrôleur interne, dont l’une d’entre elles est de veiller sur les procédures. Tout ce que nous faisons dans tous les services il y a les risques. Et la surveillance commence à l’ouverture des comptes. Il faut vérifier que tous les documents sont conformes et bien renseignés. Un contrôleur doit déceler toutes les erreurs et vérifier que tout est conforme… », Relève Guy Tchinda Kokatchi.
D’après le Minfi, un dispositif de contrôle interne efficace pour les EMF doit impérativement se structurer sur deux niveaux à savoir : un contrôle permanent ; et un contrôle périodique ou audit interne. Le contrôle permanent ou surveillance permanente se structure autour des contrôles de premier et deuxième échelon qui se distinguent notamment par le niveau d’indépendance ce vis- à-vis du processus opérationnel. Le contrôle période selon les explications fournies par le Minfi, est quant à lui réalisé sous la responsabilité de l’organe délibérant et du comité d’audit, par un personnel indépendant.
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Au cours de cette rencontre, les EMF ont également bénéficié des techniques de contrôle d’audit interne. « Il était question de la surveillance des processus, la détection des anomalies, la prévention des risques, la conformité, l’évaluation de la performance, l’automatisation et manuel », cite Guy Kokatchi.
Avec un objectif de contrôle d’assurer la qualité et l’exactitude des transactions de prêt au niveau de l’équipe de prêt au sein de l’EMF, le contrôleur se doit de vérifier les demandes de prêts, de voir si la documentation est complète, d’évaluer la capacité de remboursement, de vérifier l’historique des prêts, la conformité aux politiques de prêt et l’enregistrement précis des données. « Ce contrôle opérationnel s’inscrit dans le cadre plus large du contrôle permanent de l’EMF, contribuant à assurer la qualité des services financiers fournis, tout en minimisant les risques associés aux opérations de prêt », fait savoir Samira Abbas, expert du Minfi.
Pour ce qui est de la gestion des risques, ce département ministériel indique qu’il existe quatre stratégies de traitement possibles : éviter le risque, le réduire, le transférer ou le partager et l’accepter. « Il n’y a pas de risque Zéro, le contrôle interne n’a pas vocation à faire disparaitre l’ensemble des risques d’une entreprise mais plutôt à la maitriser ou les réduire le cas échéant. L’EMF pourra par exemple décider que sa politique de crédit intègre le financement des startups ou des projets, acceptant ainsi le risque de financement d’activités non rentables », explique encore l’experte du Minfi.
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Plusieurs outils existent pour assurer le contrôle. Il y a la cartographie des risques ( objectif, démarche d’élaboration, validation et approbation et finalité ) ; les manuels de procédures internes conformes : l’élaboration et validation ; le Guide de contrôle interne (élaboration, validation approbation et mise en œuvre) ; planning et check list de contrôles ; tableaux de bord des indicateurs d’alerte et de surveillance ; reporting règlementaire ; le rapport annuel sur le contrôle interne (gouvernance, gestion des risques, contrôle permanent) ; le plan de continuité d’activités ; le plan d’audit pluriannuel, le tableau de suivi des recommandations et de mise en œuvre des actions correctives et l’état d’exécution annuel du contrôle permanent.
Le système de contrôle permanent doit permettre à l’EMF de s’assurer que l’analyse spécifique des risques a été conduite de manière rigoureuse et préalable ; les procédures de mesure, de limite et de contrôle des risques encourus sont adéquates ; le cas échéant, les adaptations nécessaires des procédures en place ont été engagées ; le suivi des risques, accompagné de moyens suffisants pour sa mise en œuvre est mis en place. Les EMF se dotent de dispositifs permettant, selon des procédures formalisées de : s’assurer en permanence du respect des procédures et des limites fixées ; de procéder à l’analyse des causes du non-respect éventuel des procédures et des limites ; d’informer les entités ou les personnes qui sont désignées à cet effet de l’ampleur de ces dépassements et des actions correctrices qui sont proposées ou entreprises.
Ce que DIt LA règLemeNtAtIoN
Le règlement Cobac relatif au contrôle interne des établissements de microfinance encadre le dispositif de contrôle interne des EMF en zone Cemac. Ce règlement fixe les exigences minimales relatives au système de contrôle interne que les établissements assujettis doivent mettre en œuvre. Le règlement précise que : les EMF de deuxième et troisième catégorie et les organes faitiers des réseaux d’établissements de microfinance doivent se doter d’un système de contrôle interne dans les conditions prévues ; les EMF de première catégorie affiliés à un réseau doivent se conformer aux principes et exigences généraux prescrits par le chapitre 2 du règlement ; dans les réseaux d’établissements de microfinance de première catégorie, l’organe faitier est chargé de l’organisation et de la mise en œuvre du dispositif de contrôle interne des établissements affiliés.
Ce qu’il faut également savoir c’est que la mise en place du règlement Cobac EMF R- 2017/06 relatif au contrôle interne permet ; la vérification des opérations et des procédures internes, la mesure, la maitrise et la surveillance des risques ; la fiabilité des conditions de collecte, de traitement, de diffusion et de conservation des données comptables et financières, ainsi que l’efficacité des canaux de circulation interne de la documentation et de l’information, ainsi que de leur diffusion auprès des tiers.
