C’était au cours d’un séminaire organisé à leur intention par la microfinance Academy, le 19 juillet 2023 à Douala.

Le règlement Cobac EMF-R-2017/04 relatif au gouvernement d’entreprises dans les établissements de microfinance (EMF) est à l’origine du séminaire de formation organisé par Microfinance Academy le 19 juillet dernier à Douala. En plus de définir les principes généraux en matière de gouvernance d’entreprise, ce règlement entré en vigueur en 2018, consacre la séparation des pouvoirs entre le président du Conseil d’administration (PCA) et le Directeur général (DG). En plus, l’accent est également mis sur la nécessité d’évaluer les différents organes sociaux ainsi que les hommes qui les incarnent.

Au regard des dispositions prises dans ce règlement, certains établissements ont toujours du mal à l’appliquer pourtant l’article 26 est clair : «… le conseil d’administration suit et évalue les performances de la direction générale ainsi que son adhésion aux orientations stratégiques définies». Mais, malgré cela certains dysfonctionnements sont parfois visibles au niveau de la gestion de l’institution financière. Il s’agit entre autres : du conflit au sein du Conseil d’administration (CA) avec la direction ; le désengagement d’un ou de plusieurs administrateurs ; l’absence d’une vision commune partagée et d’objectifs clairs ; les rôles et responsabilités imprécis ; l’incivilité et l’irrespect dans les échanges ; la préséance d’intérêts personnels/conflits d’intérêt, etc. tous ces signes annonciateurs des maux font dire à certains experts qu’il est nécessaire de mettre en place des séances d’évaluation afin de noter l’implication de chacun au sein de l’EMF.

C’est dans cette optique qu’est à nouveau initié l’atelier de renforcement des capacités des administrateurs et dirigeants, par Microfinance Academy, dont le directeur est David Kengne, promoteur de l’Initiative pour la transparence dans les industries de la Microfinance (Itimac). L’atelier organisé mercredi 19 juillet à Douala, et auquel a pris part une cinquantaine de participants, avait pour objectif de faciliter une meilleure compréhension des étapes du processus d’évaluation suivant les résultats attendus. « Il faut déjà qu’ils s’approprient ces nouvelles pratiques qui sont liées au fonctionnement, à l’organisation et la structuration de la gouvernance. Maintenant ayant maitrisé ces fonctionnements, ces nouveaux outils, il faut évaluer pour savoir si ces pratiques sont entrain d’être déployées comme la règlementation le prévoit », explique David Kengne.

Du côté de la Société financière africaine (Sofina), la direction rassure sur le respect de cette nouvelle réglementation. « La gouvernance dans une entreprise est le socle même de son développement. Alors ce forum de l’excellence aujourd’hui qui porte sur les évaluations des trois grandes entités à savoir : le Conseil d’administration, les comités spécialisés et la direction générale, a pour but de les évaluer pour se projeter sur son développement. Ce séminaire nous apporte un plus au-delà même de l’exigence de la réglementation, elle permet de booster les performances d’une entreprise et de bien se situer par rapport à son devenir », déclare Bernadette Nadège Simbafo, directrice générale de la Sofina.

Au cours de cet atelier, les experts ont relevé les étapes d’évaluation pouvant aider les administrateurs et l’équipe de direction. Tout commence par la détermination de l’étendue de l’évaluation et des objectifs de l’évaluation. Viennent ensuite, le développement et l’administration d’un questionnaire d’évaluation, la réalisation d’entretiens par le président du conseil d’administration ou une firme externe, la conception d’un rapport d’évaluation et présentation au CA, l’élaboration d’un plan d’action et enfin la réalisation de rencontres individuelles avec les administrateurs pour offrir une rétroaction sur leur contribution par le président du CA ou une firme externe.

Réactions

Essama Thobie, PCA de Pecten employees Credit union (Peccu)
« L’évaluation permet de mieux apprécier les performances de l’entreprise »

En ce qui concerne la gouvernance d’entreprise, ce qui a changé c’est l’accent qui est mis sur l’évaluation des membres du conseil d’administration. C’est devenu un impératif et naturellement, ça met aussi l’accent sur tous les éléments de la chaîne. Même les comités spécialisés en font partie. L’évaluation permet de mieux apprécier les performances de l’entreprise. Il faut que les institutions financières comprennent l’intérêt de mettre en place ces éléments. Certains EMF n’ont pas toujours la capacité de le faire… dans le cas d’espèces, on trouve toujours des CA qui sont peuplés par des gens qui ne sont pas passés par un tel processus. Il devient difficile pour eux d’appliquer ce qu’ils ne savent pas. Il y en a aussi qui sont très aguerris.

Moise Koffi, directeur général adjoint de la Figec
« Nous essayons d’être le bon élève en matière de respect de la réglementation »

Les dirigeants et le personnel qui ont généralement leurs salaire toutes les fins du mois, et les administrateurs et actionnaires doivent attendre les fins de période conditionné par un résultat bénéficiaire pour être payés. Du coup, ils ont le sentiment que tout ce que l’appareil constitué du directeur général et des autres, fait c’est d’abord pour préserver leur propre intérêt, donc il faut créer une sorte de cohésion entre le conseil d’administration et la direction générale. La question de la gouvernance et de la mise sur pied de cette règlementation, permet de définir les règles. Que chacun sache qu’elle est son rôle, et quels sont les limites. Sachant qu’il y a un dispositif qui permet de contrôler, que chacun joue son rôle, ça régule et ça crée une sorte d’équilibre qui garantit que la situation se porte bien. Ce dispositif a été bel et bien mis en œuvre à la Figec, nous avons effectivement mis sur pied une charte de gouvernement d’entreprise, nous avons mis sur pied tous les comités spécialisés nécessaires pour le bon fonctionnement de la gouvernance. Nous avons un comité de gouvernement d’entreprises qui est chargé d’évaluer tout le processus. Nous avons recruté les administrateurs au sein de ces comités. Et régulièrement, nous respectons les dates de tenue des réunions, les rapports sont faits. Nous essayons d’être le bon élève en matière de respect de la réglementation. Avec cette formation, il s’agira pour nous de nous ajuster en ce qui concerne l’évaluation des dirigeants, des administrateurs dans un établissement de microfinance. Aussi de nous fixer sur les bonnes pratiques en matière d’évaluation, de les mettre en œuvre pour renforcer le processus de gouvernement d’entreprise à Figec.

David Kengne, directeur Microfinance Academy
« La gouvernance est assise sur les épaules du Conseil d’administration »

Le prochain défi c’est de savoir évaluer si ce que nous faisons est bien ou n’est pas bien. Si ce que nous faisons respecte les prescriptions règlementaires ou pas et si ça ne respecte pas comment faire pour pouvoir améliorer. Ce qu’on a observé de manière globale et c’est l’une des insuffisances relevées dans l’ancien règlement 2002, c’est qu’il y avait en permanence un conflit de pouvoir, un conflit de compétence entre la direction et le conseil d’administration. Le nouveau dispositif permet de clarifier la délimitation entre le CA et l’équipe de direction. Ceci étant fait, chacun devrait désormais travailler dans son couloir, mais les deux couloirs doivent conduire aux intérêts supérieurs de l’institution. L’évaluation permet de s’arrêter et de savoir si ce que le conseil fait n’interfère pas dans le champ de compétence de l’équipe de direction et vice-versa. Et s’il y a interférence, l’évaluation va permettre d’identifier les insuffisances et de former les deux acteurs pour que chacun respecte son couloir. Car, les deux acteurs sont importants pour la bonne marche de l’EMF. La gouvernance est assise sur les épaules du CA, si on a un mauvais Conseil d’administration, on ne pourra jamais et au grand jamais arriver aux bons résultats… Le conseil doit être conscient de cela et doit travailler pour atteindre les bonnes pratiques. »